Een inspirerende en flexibele organisatie worden
Uitgroeien tot een inspirerende, digitale en flexibele organisatie met aandacht voor het welzijn van medewerkers en waar middelen efficiënt worden ingezet.
De zesde hefboom waarover de FOD Economie beschikt, is deze van een inspirerende, digitale en flexibele organisatie met aandacht voor het welzijn van medewerkers en waar middelen efficiënt worden ingezet.
Zowel de veerkracht als de expertise van de medewerkers zijn belangrijke sterke punten van de FOD Economie.
De FOD Economie kan zijn doelstellingen maar behalen en zijn opdrachten uitvoeren dankzij zijn medewerkers die elke dag het beste van zichzelf geven, die zich blijven vormen om mee te zijn met nieuwe evoluties, die zich aanpassen aan onvoorziene omstandigheden en waarbij de synergiën en samenwerkingen leiden tot mooie resultaten waar elke medewerker terecht fier op kan zijn.
De FOD Economie hecht dan ook veel belang aan zijn belangrijkste kapitaal, zijn medewerkers en streeft ernaar om een inspirerende, digitale en flexibele organisatie te zijn.
Hiervoor is het allereerst belangrijk om voldoende en competente medewerkers te kunnen aantrekken. Op basis van een strategisch personeelsplan worden de behoeften in kaart gebracht en kunnen er beslissingen genomen worden op basis van correcte cijfers.
Het werd reeds enkele keren aangehaald dat het cruciaal is dat medewerkers steeds mee evolueren, hun expertise blijven verhogen en dat ze mee zijn met de uitdagingen van de maatschappij. De FOD zet daarom in op levenslang leren en maakt een globaal ontwikkelingsplan voor alle medewerkers van de FOD. Daarnaast voorziet de FOD ook in loopbaanbegeleiding. De ondersteuning van de leidinggevenden krijgt bijzondere aandacht.
Het is niet enkel belangrijk dat medewerkers individueel kunnen mee evolueren, maar ook teams en de organisatie op zich moeten kunnen meegroeien, in lijn met de nieuwe uitdagingen van de maatschappij. Ook hiervoor worden er verschillende initiatieven genomen om uit te groeien tot een inspirerende en flexibele organisatie.
Absenteïsme, burn-outs… het is helaas niet weg te denken in deze tijd. De FOD Economie wil dan ook investeren in het welzijn van zijn medewerkers. Hiervoor worden preventieve acties ondernomen als informatiecampagnes, vaccinatiecampagnes en begeleiding. Er wordt ook aandacht besteed aan en maatregelen genomen om medewerkers na een periode van afwezigheid op een zo goed mogelijke manier terug te laten re-integreren.
Tenslotte is het een essentiële voorwaarde dat de administratieve processen voor de medewerkers vlot en correct verlopen. Hiervoor zet de FOD Economie in op de optimalisering van deze HR-processen enerzijds en digitalisering ervan anderzijds.
Naast het menselijk kapitaal is het uiteraard ook belangrijk om de financiële middelen goed te beheren. Om de middelen optimaal te kunnen beheren is er allereerst een goed inzicht nodig in de beschikbare middelen. De begroting van de FOD Economie wordt niet enkel minutieus opgevolgd, maar er wordt in de eerste plaats proactief gewerkt. Er is tevens een oefening lopende om de begroting zo nauw mogelijk te linken aan de strategische doelstellingen van de FOD waardoor de rapportering over de beschikbare middelen voor de uitvoering van de strategie nog duidelijker wordt.
Het beheer van de begroting houdt veel meer in dan enkel kennis te hebben over de begrotingswerking en de bijhorende cijfers. Om de beschikbare middelen zo optimaal mogelijk in te zetten, moeten er ook afdoende controles ingebouwd worden, tijdige processen geïnstalleerd worden en een correcte werking gegarandeerd worden.
Opdat de FOD Economie altijd tijdig zou kunnen beschikken over de nodige en juiste middelen, moeten de aankoopregels correct, maar flexibel genoeg toegepast worden om werkzaam te blijven. Daarbij is het van belang dat de expertise beschikbaar wordt gesteld ten dienste van de directies en stafdiensten en dat rekening wordt gehouden met o.a. de duurzaamheidsdoelstelling en met specifieke doelpublieken zoals de kmo’s.
Met de covid-crisis werden alle werkende Belgen verplicht om, waar mogelijk, doorlopend thuis te werken om zo de verspreiding tegen te gaan. Met een ongeziene snelheid en flexibiliteit schakelden de medewerkers van de FOD Economie om van fysieke vergaderingen naar online vergaderingen, van fysieke bureaus samen op kantoor naar elk in zijn eigen huis, de cohesie en de contacten tussen collega’s zijn ondanks alles behouden gebleven, dankzij ieders inzet.
Hoewel de covid-crisis grotendeels onder controle is, is de manier van werken definitief veranderd. Vergaderingen zullen meer digitaal gebeuren en werknemers zullen niet meer fulltime in de gebouwen van de FOD werken. Uiteraard moet het behoefteprogramma over werkposten en de inrichting ervan aangepast worden aan de nieuwe noden. Daarvoor wordt er binnen de FOD Economie het project EWOW verdergezet. Ook wat betreft de werkplekken wordt erop zoek gegaan naar duurzame en comfortabele werkplekken met aandacht voor de nieuwe trends en normen. Naast aandacht voor de werkplekken, wordt er naar een vraaggestuurde facilitaire dienstverlening gestreefd.
Met digitalisering als belangrijk accent in de strategie voor de FOD Economie voor de lopende legislatuur, wil de FOD zowel voor haar kerntaken als voor haar interne inwerking inzetten op digitalisering.
De FOD Economie wil de digitalisering maximaal promoten zowel bij externen als internen. Digitalisering is geen doel op zich, door te digitaliseren wordt er administratieve vereenvoudiging en tijdswinst gecreëerd. Bovendien stijgt de kwaliteit en daalt de kans op fouten.
Digitalisering houdt meer in dan programmeren, ook het beschikbaar stellen van informaticasystemen is daarbij een absolute vereiste. Zowel gebruikers als interne medewerkers worden steeds veeleisender en systemen dienen voortdurend en overal beschikbaar te zijn. Om de middelen zo optimaal mogelijk te kunnen inzetten, wordt het belang van samenwerken steeds belangrijker. Daarbij wordt er gezocht binnen de federale overheid enerzijds en anderzijds worden er ook contracten met externe partners afgesloten.
Het belang van de veiligheid van deze systemen en van het opslaan en gebruik van gegevens wordt steeds belangrijker. Om op een efficiënte manier gegevens te beschermen en onze verplichtingen onder andere inzake de GDPR-wetgeving te respecteren, dienen de systemen aangepast te zijn aan deze nieuwe vereisten. Het bewaken van deze veiligheid en het opstellen en toepassen van de nodige richtlijnen en procedures hiervoor vormt dan ook een belangrijke taak. Het komt er ook op aan het personeel hierover te sensibiliseren.
Om zo digitaal mogelijk te kunnen werken, dienen de medewerkers ook te beschikken over een goed uitgeruste digitale werkplek. Naast IT-materiaal dienen ze te kunnen beschikken over samenwerkingsprogramma’s en de nodige IT-platformen.
Er dient tevens voor gezorgd te worden dat de medewerkers met deze nieuwe platformen en softwaremogelijkheden kunnen werken. Niet enkel opdat de medewerkers mee zouden zijn met de nieuwe evoluties maar ook vanuit het bewaken van de veiligheid.
Tenslotte dient de informaticadienst ook proactief te werken en te analyseren zodat de FOD Economie mee is met de IT van morgen.
Naast digitalisering is ook veiligheid een strategisch accent van de FOD dat ook belangrijke interne implicaties heeft. Het Directiecomité valideerde volgende nieuwe cultuur inzake risicobeheersing:
De FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie heeft een cultuur van risicobeheer die waakt over:
- het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen om crisissen zoveel mogelijk te voorkomen en een aanvaardbaar risiconiveau inzake informatiebeveiliging te garanderen;
- het ontwikkelen en toepassen van een strategie voor risicobeheer die strookt met de waarden van de FOD Economie, met inachtneming van de wettelijke en reglementaire bepalingen en het beheerscontract;
- het definiëren van prioriteiten en de nodige beleidsmaatregelen, procedures en documenten;
- het integreren van een cultuur met respect voor privacy en veiligheid vanaf het allereerste begin van elk project (« Privacy and Security by Default & by Design »);
- het vastleggen van een meerjarenplan voor regelmatige opleiding en bewustmaking van alle personeelsleden en van een specifieke cursus voor leidinggevenden;
- het effectief en efficiënt beheren van de middelen voor het beheer van persoonsgegevens, crisis- en informatiebeveiliging en infrastructuur;
- het meten van de prestaties van de uitgevoerde acties door middel van monitoringtabellen en prestatie-indicatoren, alsmede door middel van managementbeoordelingsmaatregelen
Tenslotte dient wat betreft intern beheer het communicatiebeleid van de FOD Economie besproken worden. Aangezien er een apart hoofdstuk gewijd is aan het communicatieplan en de communicatie ook terugkomt binnen de vijfde hefboom (informatie), wordt hierbij enkel de interne communicatie besproken.
Meer dan ooit is interne communicatie primordiaal. Het is een essentieel element om de medewerkers binnen de FOD Economie te informeren, te sensibiliseren en uiteraard ook te motiveren. Nu meer en meer wordt thuisgewerkt is het belangrijk om onze inspanningen op het vlak van interne communicatie nog te verhogen. Daarbij zetten we niet enkel in op de informerende, factuele communicatie, die noodzakelijk is om het interne beheer te ondersteunen en onze doelstellingen te realiseren, maar ook op verbindende, menselijke communicatie. Met die keuze bouwen we aan de betrokkenheid van onze medewerkers en maken we van hen ambassadeurs voor de organisatie.